Fachwörter der Vergabe, einfach erklärt

Angebotsfrist

Bis zu diesem Tag und dieser Uhrzeit muss Ihr Angebot bei der Vergabestelle eingegangen sein.

Die Angebotsfrist nennt Datum und Uhrzeit. Bis dahin muss Ihr Angebot vollständig angekommen sein, nicht nur abgeschickt.

Angebote, die zu spät eingehen, werden in der Regel ausgeschlossen. Laden Sie Ihr Angebot deshalb früh hoch und speichern Sie die Eingangsbestätigung der Plattform.

Auch: Abgabefrist, Einreichungsfrist

Ausschluss

Ein Angebot wird nicht gewertet, zum Beispiel weil es zu spät kam oder etwas fehlt.

Häufige Gründe: Das Angebot kam zu spät, Preise fehlen, verlangte Erklärungen fehlen oder es wurde an den Vorgaben etwas geändert.

Fehlende Nachweise darf die Vergabestelle oft nachfordern, fehlende Preise meist nicht. Prüfen Sie Ihr Angebot vor der Abgabe mit der Liste aus den Unterlagen.

Bekanntmachung

Die öffentliche Mitteilung, dass ein Auftrag vergeben wird, mit den wichtigsten Eckdaten.

In der Bekanntmachung stehen Leistung, Ort, Fristen und wo es die Unterlagen gibt. Sie erscheint auf Vergabeplattformen und im Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), große Aufträge zusätzlich EU-weit.

Die Bekanntmachung ist eine Zusammenfassung. Alle Anforderungen stehen erst in den Vergabeunterlagen.

Auch: Ausschreibung, Auftragsbekanntmachung

Bieterfrage

Ihre Frage an die Vergabestelle, wenn in den Unterlagen etwas unklar ist.

Sie stellen Bieterfragen über die Vergabeplattform. Die Vergabestelle beantwortet sie in der Regel für alle Bieter gleich und ohne Ihren Namen.

Fragen Sie früh. Oft gibt es eine eigene Frist für Fragen. Rechtzeitig gestellte Fragen muss die Vergabestelle meist spätestens sechs Tage vor der Angebotsfrist beantworten, späte Fragen nicht mehr.

Auch: Fragen-Frist, Rückfrage

Bindefrist

So lange sind Sie an Ihr Angebot gebunden und können es nicht zurückziehen.

Die Bindefrist beginnt mit dem Ende der Angebotsfrist. Bis sie abläuft, kann die Vergabestelle Ihr Angebot annehmen, und Sie müssen den Auftrag dann zu Ihrem Preis ausführen.

Planen Sie Personal und Material so, dass Sie bis zum Ende der Bindefrist liefern könnten. Bei Bauaufträgen soll die Bindefrist in der Regel nicht länger als 30 Kalendertage sein.

Auch: Zuschlagsfrist

CPV-Code

Eine EU-weite Nummer, die beschreibt, welche Leistung gesucht wird.

Jede Ausschreibung hat einen Hauptcode, zum Beispiel 45331000 für Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen. Dazu kommen oft Nebencodes.

Staatsradar ordnet Ausschreibungen über diese Codes und über Stichworte im Titel Ihren Gewerken zu.

Eigenerklärung

Sie bestätigen selbst schriftlich, dass Sie eine Anforderung erfüllen, ohne gleich Bescheinigungen beizulegen.

Viele Vergabestellen lassen für die Eignung zuerst Eigenerklärungen zu. Die echten Bescheinigungen, etwa vom Finanzamt oder der Krankenkasse, verlangen sie dann oft nur von dem Betrieb, der den Auftrag bekommen soll.

Für Bauaufträge gibt es dafür häufig das Formblatt 124 aus dem Vergabehandbuch des Bundes, bei EU-weiten Verfahren die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE). Halten Sie die Bescheinigungen trotzdem bereit, denn die Frist zum Nachreichen ist kurz.

Auch: Formblatt 124, EEE

Eignung

Die Prüfung, ob Ihr Betrieb den Auftrag fachlich, wirtschaftlich und rechtlich ausführen kann.

Geprüft werden drei Dinge: ob Sie das Gewerk ausüben dürfen (zum Beispiel Eintrag in die Handwerksrolle), ob Ihr Betrieb wirtschaftlich stabil genug ist (zum Beispiel Umsatz, Versicherung) und ob Sie die nötige Erfahrung haben (zum Beispiel Referenzen, Personal, Geräte).

Was genau verlangt wird, steht in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen. Fehlt ein verlangter Nachweis, kann das Angebot ausgeschlossen werden.

Auch: Eignungskriterien, Eignungsnachweise

Leistungsverzeichnis und GAEB

Die Liste aller Positionen mit Menge und Einheit, in die Sie Ihre Preise eintragen.

Im Leistungsverzeichnis (kurz LV) steht jede Arbeit als eigene Position, zum Beispiel „120 m² Innenwand streichen“. Sie tragen je Position einen Einheitspreis ein.

Bei Bauaufträgen kommt das LV oft als GAEB-Datei. GAEB ist ein Standardformat, das gängige Handwerkersoftware einlesen kann. Die Datei zum Ausfüllen hat meist die Endung .x83, Ihr ausgefülltes Angebot geben Sie dann als .x84 zurück. Füllen Sie alle Positionen aus.

Auch: LV, GAEB, X83, X84, Leistungsbeschreibung

Los

Ein Teil eines größeren Auftrags, auf den Sie einzeln bieten können.

Große Aufträge werden oft geteilt, zum Beispiel nach Gewerken (Heizung, Elektro, Maler) oder nach Gebieten. Jeder Teil heißt Los.

Sie können meist auf ein einzelnes Los oder auf mehrere bieten. Die Bekanntmachung sagt, ob es Grenzen gibt.

Auch: Fachlos, Teillos

Nebenangebot

Ein zusätzliches Angebot mit einer anderen technischen Lösung als verlangt.

Mit einem Nebenangebot schlagen Sie zum Beispiel ein anderes Material oder ein anderes Verfahren vor. Es geht nur, wenn die Vergabestelle Nebenangebote ausdrücklich erlaubt.

Meist müssen Sie zusätzlich ein normales Hauptangebot abgeben. Ob Nebenangebote erlaubt sind, steht in der Bekanntmachung oder den Unterlagen.

Auch: Variante

Öffentliche Ausschreibung und offenes Verfahren

Verfahren, bei denen jeder interessierte Betrieb ein Angebot abgeben darf.

„Öffentliche Ausschreibung“ heißt das Verfahren bei kleineren Aufträgen nach deutschen Regeln, „offenes Verfahren“ bei großen Aufträgen nach EU-Regeln. In beiden Fällen darf jeder Betrieb ein Angebot abgeben.

Daneben gibt es beschränkte Verfahren. Dort fragt die Vergabestelle nur ausgewählte Betriebe an oder wählt sie über einen Teilnahmewettbewerb aus.

Auch: Offenes Verfahren, Beschränkte Ausschreibung, Verhandlungsvergabe

Präqualifikation (PQ-VOB)

Eine einmalige Prüfung Ihrer Nachweise, damit Sie sie nicht bei jeder Ausschreibung neu einreichen.

Eine Präqualifizierungsstelle prüft Ihre Eignungsnachweise vorab. Danach steht Ihr Betrieb im Verzeichnis für präqualifizierte Bauunternehmen (PQ-VOB). Bei Bauaufträgen reicht dann meist der Hinweis auf diesen Eintrag.

Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) der Industrie- und Handelskammern. Eine Präqualifikation ist freiwillig und kostet Gebühren.

Auch: PQ, AVPQ

Teilnahmeantrag

Bei manchen Verfahren bewerben Sie sich zuerst nur mit Ihren Nachweisen, noch ohne Preis.

Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb gibt es zwei Stufen. Zuerst reichen alle Interessierten ihre Eignungsnachweise ein. Dann wählt die Vergabestelle einige Betriebe aus und fordert nur diese zum Angebot auf.

Auch: Teilnahmewettbewerb

Vergabeplattform

Die Internetseite, auf der Sie die Unterlagen bekommen, Fragen stellen und Ihr Angebot abgeben.

Fast alle Vergabestellen arbeiten heute elektronisch. Auf der Plattform laden Sie die Unterlagen herunter, sehen Antworten auf Bieterfragen und laden Ihr Angebot hoch. Bekannte Plattformen sind zum Beispiel das Deutsche Vergabeportal (DTVP), die Deutsche eVergabe oder die e-Vergabe des Bundes.

Für Bieter ist ein Konto in der Regel kostenlos. Mit Konto bekommen Sie auch Nachrichten, wenn sich etwas ändert.

Auch: e-Vergabe, Vergabeportal, Vergabemarktplatz

Vergabestelle

Die Stelle beim öffentlichen Auftraggeber, die das Verfahren durchführt.

Öffentliche Auftraggeber sind zum Beispiel Städte, Landkreise, Länder, Schulen oder kommunale Unternehmen. Die Vergabestelle ist dort Ihre Ansprechpartnerin für das Verfahren.

Während des Verfahrens läuft der Kontakt in der Regel nur über die Vergabeplattform, damit alle Bieter gleich behandelt werden.

Auch: Auftraggeber

Vergabeunterlagen

Alle Dokumente zum Auftrag: Leistungsbeschreibung, Formulare, Vertragsbedingungen und Regeln für die Abgabe.

Dazu gehören meist das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen, das Leistungsverzeichnis, die Vertragsbedingungen und Formblätter, zum Beispiel für Eigenerklärungen.

Sie bekommen die Unterlagen über den Link in der Bekanntmachung, in der Regel kostenlos. Erst in den Unterlagen stehen alle Anforderungen.

Auch: Ausschreibungsunterlagen, Auftragsunterlagen

VOB/A, UVgO und GWB

Die Regelwerke, nach denen öffentliche Aufträge vergeben werden.

Für Bauaufträge gilt die VOB/A. Für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt in den meisten Bundesländern die UVgO. Für große Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten das GWB und die Vergabeverordnung (VgV) bzw. die VOB/A EU.

Die EU-Schwellenwerte liegen für Bauaufträge bei mehreren Millionen Euro, für Liefer- und Dienstleistungen bei einigen hunderttausend Euro. Dazu kommen Landesgesetze, zum Beispiel zur Tariftreue. Sie müssen die Regeln nicht auswendig kennen: Was für Ihr Angebot gilt, steht in den Unterlagen.

Auch: VOB/A, UVgO, GWB, VgV, EU-Schwellenwert

Zuschlag

Die Annahme eines Angebots. Mit dem Zuschlag ist der Vertrag geschlossen.

Erhält Ihr Angebot den Zuschlag, haben Sie den Auftrag. Ein zusätzlicher Vertrag muss nicht unterschrieben werden, außer die Unterlagen sehen das vor.

Bei großen Aufträgen nach EU-Regeln erfahren die anderen Bieter vorher, wer den Zuschlag bekommen soll und warum sie nicht zum Zug kommen.

Zuschlagskriterien

Die Regeln, nach denen die Vergabestelle das beste Angebot auswählt.

Oft zählt nur der Preis. Dann bekommt das günstigste Angebot den Auftrag, das alle Anforderungen erfüllt. Manchmal zählen auch Qualität, Konzept oder Termine, zum Beispiel „Preis 70 %, Qualität 30 %“.

Die Kriterien und ihre Gewichtung stehen in der Bekanntmachung oder in den Unterlagen. Wo Qualität zählt, lohnt sich ein sorgfältiges Konzept.

Auch: Wertung, Gewichtung

Stand November 2026. Die Erklärungen beschreiben den üblichen Ablauf in Deutschland und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer die Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung.